Incepand cu data de 25.05.2018 devine aplicabil Regulamentul general al Uniunii Europene 2016/679 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date (denumit in cele ce urmează si “Regulamentul”). Scopul principal al Regulamentului consta in asigurarea unui nivel crescut de protectie a datelor cu caracter personal precum si crearea unui cadru de incredere astfel incat dumneavoastra sa aveti posibilitatea de a detine controlul asupra propriilor date.
1. Ce date cu caracter personal prelucram?
Dupa caz agentia prelucreaza urmatoarele categorii de date cu caracter personal in vederea furnizarii serviciilor noastre.
1.1. Pentru o comunicare eficienta prelucram date cu caracter personal precum: adresa de e-mail, nume si prenume, locatie, numar de telefon.
1.2. In situatia unui relatii contractuale cu agentia prelucram urmatoarele date cu caracter personal
• date de identificare, cum ar fi numele, prenumele, CNP, seria si numarul CI/altui document cu functie de identificare (de exemplu: pasaport, permis de rezidenta etc.), precum si alte informatii continute de acestea (e.g. data si locul nasterii, cetatenia, sexul, tipul actului de identitate, data emiterii, data expirarii, etc.), semnatura
• date de contact, cum ar fi: adresa de domiciliu, adresa de corespondenta, e-mail, telefon, whatsapp, profil skype, instagram, facebook
• date necesare evaluarii eligibilitatii Dvs., cum ar fi:
• Informatii privind calificarea profesionala, precum informatii referitoare la ocupatia, numele angajatorului, pozitia detinuta, perioada lucrata etc.
• Informatii privind nivelul studiilor, precum liceu absolvit, universitatea/facultatea/anul studiu/specializarea etc.
• Informatii privind cunostintele de limbi straine,
• Informatii despre experiente Work and Travel anterioare precum si calatorii in afara tarii.
• Date despre sanatate: informatii provenite din asigurarile de sanatate, adeverinte care atesta starea de sanatatea
• Date despre situatia judiciara si exercitarea dreptului la libera circulatie in strainatate
• Date financiare, ca de exemplu numar de cont, banca la care aveti deschis contul
• *Date de contact ale unei terte persoane in caz de urgenta
• Date de natura audiovizuala, cum ar fi imaginile surprinse de camerele de supraveghere din incinta biroului nostru.
• orice alte date necesare sau utile desfasurarii activitatii agentiei, in conditiile legii, precum si date cu caracter personal care sunt aduse la cunostinta de catre persoanele vizate in diverse circumstante legate de interactiunile cu agentia.
1.3. Poze si videoclipuri folosite in scopul de marketing pentru promovarea programelor oferite de agentie
*In situatia in care, in vederea livrarii serviciilor , sunt necesare si date cu caracter personal ale unor terte persoane avem rugamintea sa comunicati o copie de pe prezenta informare si persoanei in cauza iar in conformitate cu dispozitiile Regulamentului aveti obligatia sa obtineti consimtamantul acestei persoane. Atunci cand terta persoana este un minor obtinerea consimtamantului se va da de catre USTravel, parintele sau tutorele minorului.
2. In ce scop colectam datele dumneavoastra cu caracter personal?
2.1. *Informarea cu privire la ofertele agentiei prin transmiterea de newslettere si/sau alerte periodice, prin folosirea postei electronice
2.2. Informare a candidatilor cu care avem o relatie contractuala incheiata, privind situatia procesului de recrutare si plasare, precum si identificarea de noi oportunitati de angajare in scopul livrarii serviciilor solicitate de dumneavoastra.
2.3. Imbunatatirea si dezvoltarea produselor si serviciilor
*Pentru situatiile in care scopul prelucrarii datelor dumneavoastra cu caracter personal este marketingul si/sau scopurile statistice, datele cu caracter personal nu vor fi prelucrate decat in cazul in care avem consimtamantul dumneavoastra prealabil exprimat in acest sens.
3. Cat timp sunt stocate datele cu caracter personal?
Datele cu caracter personal sunt stocate in functie de scopul pentru care au fost colectate astfel:
3.1. USTravel va prelucra datele cu caracter personal pe intreaga durata contractuala.
Dupa expirarea acestei perioade, datele cu caracter personal sunt sterse sau anonimizate cu exceptia acelor date cu caracter personal care fac parte din acte / documente pentru care legea prevede un termen de arhivare iar la expirarea termenului legal de arhivare acestea vor fi distruse.
3.2. In cazul abonarii la newsletter datele cu caracter personal vor fi prelucrate pana la momentul solicitarii dvs. pentru dezabonare
4. Catre cine transmitem datele cu caracter personal?
4.1. Angajatii USTravel care sunt implicati in procesul de organizare si functionare a serviciilor oferite si solicitate de dvs. in mod voluntar
4.2. Principalilor parteneri care sunt implicati direct in procesul de furnizare a serviciilor solicitate de dvs
• Sectia consulara a Ambasadei SUA
• Autoritati fiscale din SUA
• Agentii de turism
• Companii de asigurare medicala
• Companii de recuperare taxe
• Organizatiile din SUA denumita Sponsori de viza
4.3. In anumite situatii, pentru a ne indeplini obligatiile contractuale in bune conditii si in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare, datele dumneavoastra cu caracter personal sunt comunicate si unor terte parti, dupa cum urmeaza, enumeram cu titlu de exemplu:
• consultantilor externi care ne acorda consultanta sau ne asista in exercitarea si apararea drepturilor precum si organelor judiciare din tara sau autoritatilor publice centrale si locale
• institutiilor financiar bancare
• furnizorilor de servicii exemplu : prestatorii de servicii IT (mentenanta, dezvoltare software), arhivare in format fizic si / sau electronic, prestatorilor de servicii de curierat, furnizorilor de servicii privind transmiterea comunicarilor de marketing.
5. De unde avem datele cu caracter personal?
De regula, datele cu caracter personal pe care le prelucram sunt colectate direct de la persoanele vizate sau indirect, date pe care noi le generam ori deducem ca urmare a interactiunii cu persoanele cu care avem relatia contractuala.
6. Cum colectam datele cu caracter personal?
Datele cu caracter personal sunt preluate:
• prin completarea unor formulare online atunci cand doriti sa accesati serviciile companiei USTravel sau sa va inregistrati la newsletter-ele agentiei
• prin semnarea unor contracte atunci cand doriti sa beneficiati de serviciile companiei USTravel
• prin furnizarea directa de catre dvs. a documentelor solicitate necesare pentru buna desfasurare a procesului care face obiectul contractului semnat
7. Date sensibile:
Datele personale sensibile despre dumneavoastra sunt colectate in cazurile in care acest lucru este absolut necesar pentru a finaliza procesul de recrutare. Datele sensibile se refera la date personale care dezvaluie originea rasiala sau etnica, opiniile politice, convingerile religioase sau filozofice, apartenenta la sindicat, datele genetice, datele biometrice pentru a identifica in mod unic o persoana fizica, starea de sanatate sau de viata a acesteia. Prelucram datele sensibile cu acordul dumneavoastra liber exprimat, in prealabil, expres si separat, in contextul participarii dumneavoastra la procesul de recrutare.
8. Care este scopul pentru care transmitem emailuri?
• Informare a candidatilor despre situatia procesului de recrutare si plasare si de a identifica noi oportunitati de angajare.
• Informare cu privire la ofertele disponibile ale companiei
9. Drepturile pe care le aveti in baza Regulamentului.
9.1. Dreptul de acces al persoanei vizate.
In vederea exercitarii dreptului de acces puteti oricand sa ne contactati cu o solicitare in acest sens in vederea obtinerii un raport al datelor cu caracter personal. Ne puteti contacta la urmatoarea adresa de e-mail cecilia.birsan@ustravel.ro sau la telefon : 0721-609987
9.2. Dreptul de rectificare.
Aveti dreptul de a obtine rectificarea datelor cu caracter personal atunci cand acestea sunt incorecte sau au suferit anumite modificari sau necesita a fi completate.
9.3. Dreptul la stergere.
Aveti dreptul de a solicita stergerea datelor cu caracter personal dupa cum urmeaza:
• atunci cand datele nu mai sunt necesare in scopul pentru care au fost colectate sau prelucrat
• daca doriti sa va retrageti consimtamantul pe baza caruia are loc prelucrarea
• daca doriti sa formulati obiectii cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal
• daca datele cu caracter personal au fost procesate in mod ilegal sau o dispozitie legala in vigoare impune stergerea acestora
9.4. Dreptul la restrictionarea prelucrarii.
Aveti dreptul de a obtine restrictionarea prelucrarii, acolo unde unul dintre urmatoarele cazuri se aplica:
• acuratetea datelor personale este contestata
• prelucrarea este ilegala si va opuneti stergerii datelor cu caracter personal, dar solicitati in schimb restrictionarea utilizarii acestora
• USTravel nu mai are nevoie de datele personale cu scopul de a le prelucra, dar dumneavoastra solicitati restrictionarea prelucrarii pentru unitate, in vederea exercitarii unor drepturi
9.5. Dreptul la portabilitatea datelor.
Aveti dreptul sa solicitati transferarea datelor cu caracter personal catre o terta persoana.
9.6. Dreptul la opozitie.
Aveti dreptul de a va opune oricand, din motive care au legatura cu o situatie particulara, la prelucrarea datelor personale, fapt care se bazeaza pe punctele (e) si (f) din Articolul 6 (1) din Regulament.
9.7. Dreptul de a retrage consimtamantul.
Aveti dreptul sa va retrageti consimtamantul cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal in orice moment, acolo unde datele cu caracter personal sunt prelucrate in baza consimtamantului.
9.8. Dreptul de a formula o plangere autoritatii de supraveghere.
In cazul in care apreciati ca drepturile dumneavoastra legitime in legatura cu operatiunile de prelucrare a datelor personale au fost incalcate, va puteti adresa cu o plangere in acest sens Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, cu sediul in B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, Romania sau la adresa cecilia.birsan@ustravel.ro , telefon : 0721-609987
10. Protejarea datelor cu caracter personal.
USTravel aplica un cadru intern de politici si standarde privind protectia datelor cu caracter personal. Aceste politici si standarde sunt actualizate periodic pentru a corespunde reglementarilor si evolutiei pietei. In conformitate cu dispozitiile legale in vigoare luam masuri tehnice si organizatorice adecvate (politici, proceduri, securitate etc.) tocmai pentru a asigura confidentialitatea si integritatea datelor cu caracter personal precum si pentru a asigura cadrul necesar prelucrarii acestora.
11. Politica dezabonare.
Conform prevederilor legale, aveti dreptul de a solicita oprirea e-mailurilor trimise la adresa dumneavoastra de catre USTravel, precum si oprirea apelurilor telefonice nesolicitate. Acest lucru se poate face telefonic sau prin trimiterea unui e-mail de solicitare la contact@ustravel.ro.
USTravel are obligatia de:
• A nu include informatii false in interiorul email-urilor trimise catre candidati
• A verifica si scana fiecare email pentru a se asigura ca acesta nu contine virusi sau fisiere care pot pune in pericol securitatea device-ului dvs.
• A indentifica si marca email-urile de tip reclama printr-un subiect reprezentativ
• A include un numar de telefon de contact, alaturi de o adresa de email in fiecare email trimis catre candidati
• A onora cererile de tip unsubscribe in cel mai scurt timp pozibil
Pentru mai multe intrebari despre GDPR sau modul in care USTravel preia si transmite datele dvs ne puteti contacta la urmatoarea adresa de email: admin@ustravel.ro
